8 טיפים שיהפכו את ניהול הצוות שלכם להרבה יותר קל

ניהול עובדים זו משימה סופר קשה. מנהלי ביניים נקרעים בין הדרישות של המנהלים מעליהם והקושי לרצות את הצוות. ובכל אופן, אם הצוות לא יתפקד כמו שצריך, הם בחיים לא יעמדו ביעדים שלהם. מנהלים היום נמדדים על יכולות המנהיגות שלהם, הנעת עובדים והיכלת שלהם לחבר את העובדים לארגון. אבל מה קורה שכ-30% אחוז מהעובדים עובדים מחוץ למשרד? 

לפניכם 8 טיפים שיהפכו את הניהול שלכם למהנה, מכיל ויאפשר אפילו לפרילנסרים ועובדי חוץ להרגיש חלק מהצוות.

1. בחרו בכלי התקשורת הנכונים והשתמשו בהם

ישנם מאות כלים טכנולוגים המקלים על התקשורת עם העובדים שלנו. זה כולל כל דבר, החל בטלפון, דוא”ל, הודעות טקסט (וואטסאפ, טלגראם וכו…), העברת הודעות ישירות ועידת וידיאו וגם פלטפורמות ומערכות לניהול פרויקטים.

אחרי שבחרתם כלי, חשוב לוודא שהצוות שלכם משתמש באותה טכנולוגיה ועם נגישות לכל שאר הצוות. אני ממליצה לכתוב נהלים ופרוטוקולים קצרים סביב השימוש בכלים אלה. המסמך הקצר הזה יאפשר לעובדים להבין אילו מסמכים ומסרים נשלחים איפה. זה פשוט עושה סדר ומונע בלבול.

למרות חשיבותה של הטכנולוגיה, תקשורת מועילה היא תקשורת אישית. הקפידו לתזמן שיחות 1 על 1 עם כל אחד מהעובדים שלכם – פיזית או דרך אמצעי טכנולוגי. זו דרך פשוטה ויעילה להראות לך שאכפת לך. אני מפרטית יותר במאמר על מחוברות העובדים. 

אם יש לכם עובדים מרחוק המשתתפים בפגישות שבועיות, אתם חייבים לגרום להם להרגיש כאילו הם נוכחים בפועל. שתפו אותם בסבב, וודאו שרואים ושומעים אותם היטב לפני השיחה ואפילו אפשר להציב את המחשב שמשדר אותם לתוך החדר במקום בשולחן כך שהם “ישבו ליד השולחן״. גם העובדים מרחוק משפיעים על הצוות על המחוברות ועל התרבות הארגונית שלכם.

2. תנו לעובדים סמכות לקבל החלטות חשובות

אחת הבעיות עם מנהלים, היא שהם מפחדים להאציל סמכויות כי אז הם חושבים שהם יאבדו כח. אבל מדובר בפרדוקס, כי דווקא בהאצלת הכח ולכאורה ויתור על חלק ממנו, מנהלים זוכים לכבוד והערכה בקרב העובדים. כדי להראות לעובד שאנחנו בוטחים באמת בחוות דעתו, חשוב שנאפשר לו לקבל החלטות שישפיעו על תרבות החברה ועל עתידה. האצלת סמכויות מאפשרת לנו כמנהלים לבחון אילו עובדים אפשר ״לשחרר״ ואילו עובדים  עדיין צריכים תשומת לב יותר אישית. זה גם מתאים לניהול מותאם אישית שהוא מאוד חשוב היום.

האצלת סמכויות תאפשר לנו כמנהלים לבנות צוות טוב, חזק, אמין שחברי הצוות סומכים אחד על השניה. מוכח שאנשים שנותנים להם אחריות גדולה יותר ומתייעצים איתם, הם בעלי מחוייבות גדולה יותר לארגון וליעדים הצוותיים. 

3. לכל עובד יש מה לתרום בפגישה, תנו להם לדבר

פגישות וישיבות בדר״כ מתוזמנות לזמן קצר. אני נתקלת יותר ויותר במנהלים שמדברים בישיבות ורק מעבירים מידע במקום לתת לאחרים לדבר. מה שקורה בפועל הוא שרוב העובדים משתעממים ומתים שזה ייגמר- בכל מקרה אף אחד לא מקשיב להם.

כמנהיגים, הכח לשנות את זה נמצא בידיים שלנו. אנחנו יכולים לעודד את העובדים שלנו להתכונן ולהשתתף בישיבות.

הכינו את הפגישות שלכם בהתאם על ידי שמירתם קצרות וממוקדות בנושא אחד או שניים בלבד. ריבוי מסרים הוא מבלבל ומלאה. אני אוהבת לתת לצוות שלי את כל החומרים הרלוונטיים מראש ומתזמנת את הפגישה לבוקר כדי לשמור על פרודקטיביות. אני משתדלת להזמין לישיבה בעלי עניין מרכזיים כדי לשמור על עניין ורלוונטיות וכמובן לא לבזבז זמן עבודה יקר עבור אחרים.

אני מחלקת משימות קצרות לכל המשתתפים ונותנת זמן הצגה. החובות הספציפיות לפגישה משאירה אותם באמת מעורבים. כשאני מדברת, אני משתמשת בשאלות שהופכות את הפגישות לאינטראקטיביות. אחד הדברים החשובים ביותר שלמדתי, הוא לאפשר לאנשים לומר את הדעות שלהם ללא פחד, גם אם הן מאתגרות את האג׳נדה שלי. כבר מזמן הבנתי שאני לא יודעת הכל והסיבה שאותם אנשים עובדים אצלי, היא שהם חכמים ויש להם מה לתרום.

4. תדעו מה הן החוזקות של העובדים שלכם

ידע זה כח. ניהול הצוות שלכם יהפוך לכ״כ הרבה יותר פשוט ברגע שתבינו מה הן המיומנויות שהצוות שלכם צריך, מה הן המיומנויות הקיימות בצוות ובאילו צדדים הצוות שלכם חזק.

באחת הסדנאות שלי, אני ממש עובדת עם מטריצה שמאפשרת לעשות ניתוח ברמה של כל עובד וברמה של הצוות. העקרון של זה הוא למפות את המיומנויות כדי שלנו כמנהלים יהיה הרבה יותר קל להבין את יחסי הכוחות. 

מזמינה אתכם לעשות רשימה של כל המיומנויות שהצוות שלכם צריך, מיומנויות שהן nice to have ואפילו חולשות שיכולות לגרוע מהעבודה. 

לאחר מכן תנתחו כל חבר צוות ותבינו איפה הוא נמצא מבחינת המיומנויות שלו. ככה באופן יבש.

אבל זה לא נגמר פה. השתמשו ב 9 box grid, זהו כלי שעובד עם שני צירים: פוטנציאל וביצוע. כל ציר הוא בעל שלוש רמות. ככה שהרמה הנמוכה ביותר היא פוטנציאל נמוך וביצוע נמוך והרמה הגבוהה ביותר היא פוטנציאל גבוה וביצוע גבוה. אם תציירו את זה, תבינו שיש 9 משבצות.

אחרי  שהמטריצה הזו קיימת, אפשר ממש לשבץ כל עובד ולהבין עד כמה הוא תורם לצוות, או שאפילו כדאי להחליף אותו. אגב, אנחנו ממש לא רוצים שכל העובדים שלנו יהיו כוכבים עם ביצוע ופוטנציאל סופר גבוהים- זה יהפוך  לצוות תחרותי עם אגו מהר מאוד. חשוב לשמור על איזון.

כמובן שברגע שמיפתם את החוזקות והמיומנויות שהצוות שלכם צריך, יהיה לכם ממש קל לאפיין את האישיות והמיומנויות בפונקציות חדשות שתרצו לגייס לא רק באופן נקודתי לתפקיד, אלא בהתאמה לצוות.

5. תסבירו לעובדים את הרציונל מאחורי דברים

במקום פשוט להקצות משימה לחבר צוות, הסבירו מדוע הוא נבחר למשימה ספציפית זו. מה המיומנויות או ההשגים שהפכו אותו למתאים. ההכרה הזו ביכולות שלו תהפוך את הבחירה בו לבונוס עבורו וזה יתרום לשיפור המוטיבציה. 

בעבר קידמתי מישהי לתפקיד מנהלת צוות. מהר מאוד היא הפכה להיות אחת המנהלות הטובות ביותר שלי. כשפתחתי מחלקת פיתוח הדרכה  בחרתי בה לנהל אותה. בהתחלה היא  חשבה שאני מעמיסה עליה עוד עבודה. כששוחחנו הסברתי לה שאני סומכת  עליה ובכלל שהיא הייתה אחת הנציגות מכירה הכי טובות וגם  היא רהוטה מאוד, החלטתי לבחור בה. הכרת התודה  שלה נכחה בתהליכים שהיא העבירה אחרים. 

6. תנו לעובדים אלטרנטיבה 

אני ממש שונאת שאלות של כן ולא. אני מרגישה שתמיד יש צד שמפסיד. ״רוצה לעזור לי?״ אם התשובה היא כן, האדם האחר מפסיד כי הוא עוזר לי.  אם התשובה היא לא, אני מפסידה. 

כשאני רוצה משהו מהעובדים שלי, במיוחד אם זה משהו חשוב שאני יודעת שיכול להתפס כשלילי, אני נותנת שתי אופציות שבשתיהן שנינו מנצחים.  

אשתמש בדוגמה כדי להבהיר את הנקודה הזו בצורה טובה יותר. 

״אלינור, יש קצת עומס ואני אשמח אם תוכלי לתת  שעה אחת נוספת בכל יום, אבל חשוב לי שזה יתאים לך ללו״ז. מה יתאים לך יותר, להגיע שעה מוקדם או לצאת שעה מאוחר יותר?״

באופן בו  אני שואלת ונותנת את האלטרנטיבה אני משיגה שני דברים עקריים. הדבר הראשון  הוא שאני כמובן משיגה את מה שאני רוצה. הדבר השני הוא שאני נותנת בחירה לעובד. בצורה  הזו עובדים מרגישים שמתחשבים בהם ובצרכים שלהם, כי התייעצו איתם. 

זה כמובן מחזק את מערכת היחסים בין העובד למנהל ומעודד מחוברות לארגון.

7. תהפכו אותם לצוות אמיתי

צוות אמיתי הוא כזה שהפרטים בו עובדים יחד על מטרה משותפת והם גם מתוגמלים או ״נענשים״ על אי עמידה ביעדים הצוותיים. 

עבודת צוות היא כזו  שעובדים עוזרים אחד לשני, מחבבים אחד את השני ומפתחים מערכות יחסים עמוקות. אנחנו יכולים לגרום להם לעבוד טוב ביחד אם נספק להם את המסגרות להכיר לעומק ולסמוך איש על רעהו. 

תנו לעובדים שלכם משימות בזוגות או שלשות, תספקו להם הזדמנויות לדבר לעומק על דברים שהם מעבר לעבודה ותנו להם ללמוד אחד מהשניה מיומנויות וטיפים לעבודה יעילה יותר.

כולם מרוויחים מזה.

8. תתגמלו את העובדים על המחוייבות שלהם והמוטיבציה

אני אבהיר מההתחלה שאני לא מדברת על העלאות שכר, בונוסים כספיים ומתנות. אלה נתפסים בעיניי כמקלקלי מוטיבציה, כי הם יוצרים תלות וקשר בין ביצועים ותגמול פיזי.

אפשר לתת בונוסים חומריים, זה אחלה, אבל אל תקשרו את זה באופן גורף לביצועים ספציפיים, אלא גם על התנהגות חברית וצוותית.

התגמול שאני מדברת עליו הוא הכרה בתרומה של העובד.

תגמול טוב יכול להיות ללכת לארוחת צהריים עם העובד הספציפי ולפנות לו או לה זמן אמיתי. זה יכול להיות מייל פומבי בו אנחנו מספרים לעובדים האחרים על מעלליו החיוביים של עובד כזה או אחר.  

זה גם יכול להיות פשוט כמו שיחה אחד על אחד. עובדים מעריכים את זה שרואים אותם והם הופכים להיות חברי צוות טובים יותר וגם שגרירים חיוביים בפני שאר העובדים.

יאללה! תפרגנו ושתפו...

אולי יעניין אותך גם

נוודות דיגיטליתשיווק ותוכן

תובנות עסקיות ושיווקיות משנתיים של נוודות דיגיטלית 

באמת כל מה הטיפים, הטריקים והשיעורים שעזרו לי לבנות עסק מצליח בזמן שיטוט בעולם 🙂 בסוף 2019 ישבתי יחד בן …

סטוריטלינג ופרזנטציה

איך לבנות הרצאה טובה

אחת הבעיות הנפוצות ביותר בתהליך בניית ההרצאה, היא שיש לנו כ״כ הרבה ידע וערך לתת וקשה לנו מאוד לחלק את …

למה חשוב ״ללטף את הפיל״ שבחדר

אני אדם מאוד ישיר. חלק מהאנשים לא עפים על זה (בלשון המעטה). אבל איך דווקא התייחסות למשהו שלא מדברים עליו, …

נגישות

רוצים להפוך למותג?

כדאי לכם לבדוק את

הקורסים שלי