איך לתת פידבק לעובד

העברת משוב או פידבק לעובד, הוא כלי מאוד חשוב שמאפשר התקדמות ורפלקציה של העובד על תפוקתו.

לקח לי המון זמן להבין שלא כולם אוהבים פידבק. הייתי נכנסת למנהלת שלי ומצהירה שאני רוצה שנשב לפידבק. רק אחרי שהיא התקדמה ואני תפסתי את מקומה, הבנתי שאהבתי לקבל ממנה פידבק כי הוא נעשה בצורה שהעצימה אותי וגרמה לי להיות עובדת טובה יותר. לצערי, המנהל שהחליף אותה לא למד את אומנות העברת הפידבק.

אני ממליצה תמיד להכין מטרות לשיחה עם עובד.

מאוד קל להיגרר לשיחת חולין או לתת לשיחה להתפתח לכיוונים שונים ולבסוף לפספס את מטרות השיחה.

כשמדובר בפידבק, לא ניתן לתת רשימת מכולת אינסופית של דברים שעל העובד לשמר או לשפר.

אנחנו רוצים שהעובד ייצא משיחה איתנו כשהוא יודע וזוכר בדיוק מה הוא עושה טוב והיכן נדרשת עוד עבודה.

הכנה לפידבק- שלב 1

עשו רשימה של שימור ושיפור אצל העובד (ממש כמו רשימת בעד/נגד עם שתי עמודות). כן, זה כזה פשוט.

הכנה לפידבק- שלב 2

תנו כותרת לכל תמה.

ישבתם וכתבתם רשימה ארוכה של נושאים מהם אתם מרוצים ולא מרוצים מהעובד שלכם. אחלה, אנחנו לא יכולים להעביר לו את המשוב בצורה הזו. נסו לאגד מספר דוגמאות תחת אותה תמה. ככה אתם תצליחו לחזק את המסר שלכם, להגיד מספר דברים במקביל ולא להכביד על העובד.

לעיתים אנחנו כותבים מספר נושאים שיכולים להיות מאוגדים תחת אותה כותרת ולהוות דוגמא לעובד.

לדוגמא:

–        תיעוד לקוי בCRM

–       אי תיוק חוזים בתיקייה

–       משטח עבודה מבולגן

כל אלה יכולים להיכנס לתמה שכותרתה: סדר וארגון.

הכנת ״מטריות״ בהן אנו מאגדים מספר נושאים יוכלו להפוך את תהליך המשוב למסודר יותר ואף זכיר על ידי העובד.

הכנה לפידבק- שלב 3

בחרו עד 3 תמות לשימור ועד 3 תמות לשיפור.

לעובד יהיה קשה לעקוב ככל שהפידבק יהיה ארוך יותר ומסורבל יותר.

פידבק מסודר שמחזיר אותנו למספר מצומצם של תמות יהיה יעיל יותר וקל לזכור.  בנוסף, פידבק הבנוי בצורה כזו לא יאיים על העובד עם עודף מידע ולא יצור תחושה שלא יותר מדי דברים מהם לא מרוצים.

הקדמה

תמיד התחילו את השיחה עם הקדמה.

אם זה פידבק רוטיני, פידבק עקב מעשה של עובד או כל דבר אחר- תנו לעובד לדעת למה הוא נכנס לפידבק. ההקדמה תמצב אתכם כשולטים בשיחה ותוריד את רמת החרדה של העובד. זכרו, לא כולם אוהבים פידבק ועלינו להיות רגישים ואמפתיים לעובד לצד היותנו סמכותיים.

רוצה ללמוד לנהל בצורה טובה יותר? לחצ/י כאן

העבירו את השרביט לעובד

לעיתים החוויה של העובד את עצמו לא תעלה בקנה אחד יחד עם הצורה שבה אנחנו תופסים אותו מקצועית. אני תמיד מתחילה פידבקים עם רשות הדיבור של העובד.

מלבד העובדה שהעובד מרגיש שהוא חשוב ומקשיבים לו, הוא יוכל להתבטא ולתת לנו תמונה ברורה עליו ועל האופן בו הוא חווה את העבודה שלו איתנו.

דוגמאות לשאלות שמאפשרות לעובד לספר על עצמו:

״אשמח לשמוע ממך מה הם הדברים שאתה עושה טוב?״

״מה הם הדברים שלדעתך אתה צריך לשפר?״

״היכן אתה צריך עזרה ממני?״

יחד עם התשובות של העובד, נוכל ללמוד איך העובד רואה את עצמו, עד כמה הוא מודע לשביעות הרצון ממנו ולעיתים אף ללמוד דברים חדשים שלא ידענו על תפקוד העובד.

חיזוק תחילה

תמיד התחילו את הפידבק בשלוש התמות החיוביות, מה העובד צריך לשמר.

חשוב שהעובד יידע מה הוא עושה טוב וגם שאנחנו, כמנהלים שלו, רואים שהוא עושה דברים בצורה משביעת רצון.

בנוסף, התחלת שיחת משוב עם פידבק חיובי תבטיח שהעובד ימשיך להקשיב לנו ויקבל את המחצית השנייה של המשוב בתשומת לב.

העבירו את המסר בצורה ברורה

הרבה פעמים כשאני משוחחת עם מנהלים, ״לא נעים״ להם להגיד לעובד היכן הוא צריך להשתפר. לדבר ״מסביב״ ולא לגעת בנקודה בצורה ברורה, דווקא יוצר בלבול אצל העובד ומחטיא את מטרת המשוב.

חשוב להיות רגישים ולתת את הפידבק בתשומת לב למילים בהן אנחנו בוחרים להשתמש. יחד עם זאת, יש להעביר את הפידבק בצורה מובנת שתאפשר לעובד להפנים היכן הוא צריך להשתפר בצורה שאינה משתמעת לשתי פנים.

תנו לעובד לתת את הפתרון

פידבקים יעילים הם כאלה שדוחפים את העובד לשפר את התנהגותו או את המקצועיות שלו במקומות שנדרשים לכך, כפי שהגדרנו במשוב.

כשהעובד הוא זה שמציע את שלבי הפעולה הנדרשים על מנת לתקן את תפקודו וביצועיו, הוא יהיה מחוייב לתהליך. עודדו את העובד להגיע לפתרון הרצוי דרך שאלות.

״מה הן הפעולות שאתה חושב שצריך לעשות על מנת להשיג x?״

״איך אתה מתכוון לשפר את ביצועיך בx?״

״אשמח שנחשוב יחד על דרכים להשיג את המטרות שהגדרנו, מה אתה חושב שצריך לעשות?״

השאלות הללו יכריחו את העובד לחשוב ולהמציא פתרון ואף יחזקו את הבטחון העצמי שלו בארגון.

סכמו את הדברים בסוף השיחה

כמו בכל מאמר אקדמי, הסיכום בעצם מתמצת את השיחה ומאפשר לנו כמנהלים, לוודא שכל מה שרצינו להדגיש עבר בצורה מסודרת. הסיכום יעשה סדר במידה והפידבק התארך וידגיש רק את התמות לשימור ושיפור.

בנוסף, הוסיפו לסיכום את הפתרונות שהעלה העובד.

קבעו מועד נוסף להערכה

במידה ובאמת ישנן פעולות אותן העובד צריך להתחיל לבצע על מנת להשתפר, קבעו מועד נוסף במשותף עם העובד, בו ידוע שאתה מתכוונים לבקר (revisit) את ביצועיו.

המועד הידוע יבטיח שהעובד יתאמץ יותר בפרק זמן קצר ויוכיח את יכולותיו לשיפור.

ספקו עוגן כתוב

אל תסמכו על זיכרון העובד. לעיתים העובדים נלחצים במהלך המשוב כי הם מרגישים תחת זכוכית מגדלת. שלחו קובץ מסודר המסכם את המשוב שנתתם לעובד.

המסמך יאפשר לעובדים לחזור ולהסתכל על הפידבק, לחיוב ולשלילה. בנוסף, יהיה לעובד קל לקרוא מחדש מה הן הפעולות שעליו לעשות על מנת להשתפר לקראת המפגש הבא.

מעקב אחרי השלבים הללו יאפשר לכם להתמקצע בהעברת פידבק לעובדים, להעצים אותם, לפתח מערכות יחסים של אמון ומקצועיות ויעזור למצב אתכם כמנהלים קשובים ואמפתיים.

רוצה ללמוד להעביר פידבק מקצועי לעובדים? לחצ/י כאן